Überblick über das Verfahren

Über jede Sitzung der Berufungskommission wird ein Protokoll angefertigt, in welchem alle entscheidungsrelevanten Vorgänge und Diskussionen sowie Abstimmungen und deren Ergebnisse dokumentiert werden.

Zu den Sitzungen der Berufungskommission und zu den hochschulöffentlichen Präsentationen wird eine Anwesenheitsliste über die Teilnahme der Berufungskommissionsmitglieder geführt.

Für die Protokolle bestimmt der Fachbereichsrat eine Person für jedes Verfahren. Sowohl bei der Auswahl der Bewerbungen für die Probevorträge als auch bei der Listung nach den Probevorträgen muss jede Negativ- oder Positiventscheidung nachvollziehbar begründet sein. Dabei kommt es weniger darauf an, was jede*r einzelne auf der Sitzung sagt. Wichtig ist, das Ergebnis der Diskussion und die Gründe für die Entscheidung festzuhalten. Zur Vereinfachung der Dokumentation sind Musterprotokolle vorbereitet. Alle von der Berufungskommission getroffenen Entscheidungen zu jeder Bewerberin und jedem Bewerber sind zu begründen und im unmittelbaren Anschluss an die Sitzung in einem Protokoll schriftlich zu dokumentieren. Beispiel für eine Dokumentation der Bewerbungsauswahl: »Der Bewerber hat keine wissenschaftlich exzellenten Publikationen im Fachgebiet XYZ vorzuweisen und hat bisher fast ausnahmslos auf dem Fachgebiet ABC publiziert. Er wird daher der Kategorie C zugewiesen.« Pauschale Urteile wie »fehlende Passfähigkeit« sind für die Dokumentation nicht ausreichend.

Der Dokumentation des Berufungsverfahrens kommt eine zentrale Bedeutung zu, da diese die Grundlage für eine mögliche gerichtliche Überprüfung ist.

Die Dokumentationspflicht der Berufungskommission umfasst nach neuester Rechtsprechung auch eine stichwortartige Zusammenfassung des Fachvortrags, der Lehrprobe sowie der Fragen und Antworten im Kommissionsgespräch.

Die Sitzungsprotokolle können insbesondere bei international besetzten Berufungskommissionen in englischer Sprache abgefasst sein. Der Berufungsbericht muss aber in deutscher Sprache abgefasst sein (Amtssprache).

Die Dokumentation der Erfüllung oder Nichterfüllung der im Vorfeld definierten Kriterien muss für jede Bewerbung zwingend erfolgen. Auch zu offensichtlich ungeeigneten Bewerbungen muss eine Begründung der Ablehnung dokumentiert werden.

Die Art und Weise der Beteiligung der Studierenden muss dokumentiert werden, dabei ist die Meinung des Publikums und die der gewählten stud. Vertretungen in der Berufungskommission getrennt zu vermerken.

Die Aussagen der beratenden Mitglieder, speziell die der Gleichstellungsbeauftragten müssen in die Auswahldiskussion einbezogen werden, auch das muss im Protokoll dokumentiert werden.

Die Gründe der Auswahl der externen Gutachter*innen sind zu dokumentieren. Es muss außerdem nachvollziehbar sein, an welchen Kriterien sich die Gutachter*innen im Gutachten orientiert haben und ob diese von der Berufungskommission vorgegeben worden sind.

Eine mögliche Befangenheit von Beteiligten (Berufungskommission oder Gutachter*in) wird, sobald die Bewerbungen bekannt sind, geklärt und dokumentiert. Die eventuelle Befangenheit der Gutachter*innen kann erst nach Auswahl der gelisteten Bewerber*innen geprüft werden.

Die Gründe für die Listenauswahl und Listenplatzierung muss mit Bezug zum Profil und zur Entwicklung der Hochschule ausführlich begründet und dokumentiert werden.